Resiliencia en los proyectos frente al COVID

Junio 19, 2020

Perla De La Rosa, Coordinadora del Comité Nacional de Facilitación de Comercio y Proyectos, AMCHAMDR


Seamos honestos, en el mundo de proyectos tenemos todo fríamente calculado, amamos tener todo planificado, si se materializa el riesgo A evaluamos el impacto ¿es alto, bajo, intermedio? Una vez lo identificamos iniciamos con planes de contingencia o mitigación y lo seguimos desde la A a la Z, pero… ¿cuáles de nosotros tenía en su gestión de riesgo una posible pandemia que nos atacaría a inicios de año obligándonos a quedarnos en casa, cerrar operaciones, una gran disrupción en la cadena operativa y que nos exige seguir medidas estrictas de prevención? Les respondo: Ninguno. Y es que nuestro compañero COVID 19 nos agarró desprevenidos.


Los entiendo, luego de una exhaustiva revisión de plan estratégico, haber orientado a la empresa para convertir esas ideas tan creativas en ejecución o dar soluciones a problemas existentes fue un desafío (como todos los años), pero nos sentimos tan satisfechos al ver nuestro portafolio de proyectos ya montado con sus fechas y alcance bien definido, con su debida documentación; Project charter, presupuesto aprobado, cronograma inicial, nos sentíamos felices de que al fin podíamos dar inicio a la ejecución y aparece el innombrable (COVID19), tipo; que bonita te ves planeando Esperancita pero… llego el Covid y no podrás ejecutar nada. (Si no entiendo esta referencia es porque no es millennial)

¿Y ahora qué? Actualicemos nuestro portafolios de proyectos.

Hagamos un barrido y seamos prácticos ¡no hay tiempo que perder!


Dividamos el asunto:

Proyectos en cartera: Veamos por alcance, cuáles proyectos ya no hacen sentido o deben cambiar su alcance, cuáles proyectos deben ser puestos en hold, cuáles incluso se cancelan (viajes, implementaciones de procesos que ya no responden a la necesidad etc.)


Nuevos proyectos en respuesta a la crisis: Lamento decirles mis queridos PMs que la revisión anterior era para abrir espacio a lo nuevo. ¿Qué implicaciones tiene esto? Pues… ¿Recuerdan el proceso que corrimos en el último trimestre del año sobre planning? ¡Ahora tenemos menos tiempo para corroerlo posiblemente semanas, que comience el juego! Seamos optimistas y apoyemos la gestión, nuestros product owners necesitan mucho de nuestro criterio de organización, unos muy apresurados por ejecutar (estos necesitan nuestro criterio de orden) y otros muy rezagados (estos necesitan nuestro empuje y acompañamiento). Este nuevo proceso debe ser simple, utilice la metodología que más le convenga, ágil-scrum, lineamientos tradicionales, metodología creada por usted ¡póngase creativo, la situación lo amerita!


¡Las primeras semanas han sido un reto! Demos continuidad a los procesos.


Felicidades, ya estamos en nuestra 5.ª semana de cuarentena si estás leyendo esto eres de los agraciados. Ahora que corrimos nuestro proceso de planeación a vapor, tenemos los lineamientos más claros. ¡Vamos a ejecutar! A mí personalmente me ha servido utilizar metodología hibrida, lo mejor de los dos mundos. Puedes tomar de agile los daily meetings sobre, todo en el proceso de planning, inicialmente es agotador, pero funciona. Para la ejecución el truco está en mantenerse 100% al tanto, ¿cómo podemos hacer esto si ya no nos podemos parar de nuestros escritorios a darle vueltas al equipo? ¿Nos llenaremos de correos por cada actualización? Existen muchas herramientas tecnológicas que nos permiten mantenernos actualizados en las tareas. Como PMs somos muy selectivos con este tipo de cosas, pero ya es tiempo de que tomemos una decisión, yo sé que tienen unas cuantas que han visto de reojo, escojan una e inicien. AMCHAMDR tiene a su disposición 6 meses gratuitos de TEAMS esta herramienta bien parametrizada es un activo muy valioso para nuestra gestión, puedes tener equipos por proyectos, asignar tareas, ver gráficos simples por tareas, personal filtrado por retrasado, nuevo, en progreso o por hacer pueden iniciar por ahí.


Por último, mantengamos la motivación, en estos tiempos es difícil mantenerse motivado y concentrado. Aboguemos porque nuestros equipos se sientan motivados que vean esto como una oportunidad, estamos claros de que no ha sido fácil y que tenemos que trabajar duro para el futuro y la reintegración del “nuevo normal”, seamos optimistas y contagiemos de energía positiva a todos, trabajemos juntos para que podamos tener un mundo al que volver siendo parte de ese cambio que el mundo necesita.


Les comparto una frase motivadora:

“Trabajar mantiene a todos alertas, la estrategia proporciona una luz al final del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la organización” - Joy Gumz


¡Sigamos avanzando!


¿Tú que estás haciendo durante esta crisis? Compárteme tu historia o casos de mejores prácticas. pdelarosa@amcham.org.do.


 

El Consejo Nacional de la Empresa Privada (CONEP) es la organización que agrupa a los principales  gremios empresariales y empresas del país. Su misión es promover el sistema de libre empresa, el fortalecimiento institucional, y la diversificación de la economía, impulsando la innovación y la ganancia de productividad. Además aboga por el desarrollo sostenible de la República Dominicana, a través de la acción responsable del sector empresarial.

La Cámara Americana de Comercio de la República Dominicana (AMCHAMDR) es una asociación sin fines de lucro que fomenta un clima de comercio e inversión saludable entre la República Dominicana y los Estados Unidos, así como el desarrollo socioeconómico y profesional de sus más de sus 1,600 socios.

Está afiliada a la US Chamber of Commerce y es miembro fundador de la Asociación de Cámaras Americanas de Comercio en América Latina (AACCLA).

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